Videokonferens POLYCOM

Videokonferens är ett interaktivt medium som fungerar bäst när deltagarna verkligen kommunicerar med varandra. Då man planerar konferensen - om det så är ett möte eller undervisning - bör man alltid sträva till att understöda interaktionen. Det är bra att fråga sig vilka för- och nackdelar videokonferens ger jämfört med andra medier. Telefonkonferens kan t.ex. ibland vara ett bra alternativ då deltagarna inte måste se på en tv-skärm utan friare kan diskutera sinsemellan. Långa videokonferenser blir ofta ansträngande.

I sådana fall där den ena parten talar mer än de andra (t.ex. en föreläsare/lärare på en annan ort än studenterna) bör man noggrant strukturera innehållet och gärna varva det med pauser för diskussion/arbetsuppgifter. Man bör även använda andra medier i presentationen (bilder, videoinslag, ljudband) och inte enbart föreläsarens bild.

Det kan vara mycket ansträngande att lyssna på en ”katederföreläsning” över videokonferens. Här kan man fråga sig om man då hellre streamar eller skickar ett inspelat videomaterial som deltagarna kan se på när det passar dem och göra egna pauser i tittandet. När alla tagit del av materialet kan man följa upp det via videokonferens.

Videokonferens - precis som tv- lämpar sig bäst för att överföra känslor och åsikter medan mycket sakinnehåll inte fungerar så bra (då kan material skickas till deltagarna före konferensen).

Flera parter i videokonferens

Genom att använda en s k videokonferensbrygga kan fler parter vara med. Större användare, som t.ex universiteten, har en sådan. Parterna ringer då upp bryggan med ett speciellt nummer (eller så ringer bryggan upp deltagarna). Den part som senast haft ett inlägg visas i rutan. Bryggan kan även styra vem som syns i bild eller dela rutan i fler delar. Det är skäl att stänga av mikrofonen då de andra talar. En skylt med partens namn eller ort underlättar orienteringen av vem som syns i bild Här krävs mycket planering för att få allt att löpa bra! Man bör komma överens på förhand i vilken ordning parterna skall tala och ha en ordförande som håller i trådarna.

Videokonferenspsykologi

En videokonferens innefattar många olika komponenter som kan vara nya för deltagarna. Man bör känna till lite om videomedia, ljudarbete och teknik för att få det att löpa smidigt. Därtill kommer förstås själva innehållet i konferensen och förmåga att aktivera deltagarna. Många deltagare är spända inför att bli filmade och kontakten till den andra parten kan verka främmande. Bäst är då att börja allt med en rejäl dos small-talk och humor. Spontana kommentarer, hälsningar och annat som avdramatiserar starten är nödvändiga. Alla deltagare bör även ges en chans till ett inlägg. Ofta blir slutet på konferenserna bäst då alla slappnat av - försök också göra det i början. Då det är en hel del teknik inblandat i videokonferenser är risken för fel och misstag stor. Ta också dem med en nypa salt. Bäst undviker man dem genom god planering och testning före konferensen. Man bör också ha en nödplan om något går allvarligt fel. Det är viktigt att växla talare ofta mellan parterna för att få en levande kommunikation.

Planering

Planeringen av videokonferensen är mycket viktig. Man bör testa utrustning och förbindelser i god tid före mötet. Man bör ha telefonnummer, IP-adresser och telefonnummer till teknisk stödpersonal kollade. Mötesparterna bör ha en klar bild av konferensens förlopp, tillgång till apparatur, tidtabell etc. Speciellt viktigt är det om fler än två parter är med.

Planering av presentationen/undervisningssituationen via videokonferens Mötets/presentationens/undervisningens innehåll bör vara noga planerat så att det passar som videokonferens. Både lärare och kursdeltagare vänjer sig snabbt vid videokonferensen som medium och denna sorts undervisningssituation/presentation fungerar lika bra som i ett klassrum. Det förutsätter dock att läraren förberett sig lite mer detaljerat.

Gör en lektionsplan/ett manuskript åt dig själv där det framgår vad du tänker ta upp när, vilket åskådliggörande material du använder, vilken kamera du använder och hur du aktiverar deltagarna. Dela upp ditt material i tydliga helheter och gör också en ungefärlig tidsplan för sessionen. Kom ihåg att det är ännu viktigare i videokonferens än i ett klassrum/auditorium att få variation i presentationen – det uppnås genom att deltagarna aktiveras, att man alternerar mellan olika kameror mm.

Det material som deltagarna bör ha tillgång till under videokonferensen skall skickas ut i god tid i förväg så att alla har hunnit skriva ut det.

Det lönar sig även att ha en ”plan B” ifall det skulle uppstå problem med tekniken, dvs. skicka materialet i förväg även om du tänkt visa det via PowerPoint, fundera på aktiveringar/övningsuppgifter/diskussionsteman som deltagarna kan göra medan du försöker få kontakt på nytt.

Presentationsmaterial

Om du visar PowerPoint-sidor via dator eller i dokumentkameran, kom ihåg att använda breda marginaler och liggande format. Använd också tillräckligt stort typsnitt (minimum 20 pt, gärna större). Välj tydliga färger – testa färgkombinationer.

Om du använder dokumentkamera skall du undvika transparanger eftersom de blänker. Printa i stället ut materialet på papper (och gärna lite pastellfärgat eller gråtonat än helvitt).

Och som sagt, skicka materialet åt deltagarna i förväg eller be någon kopiera upp det åt alla och dela ut det före videokonferensen startar.

Utrustning

Kameror

Videokonferensutrustningen har en rörlig kamera som sitter på tv-apparaten. Den styrs av en fjärrkontroll (kameran kan även förhandsinställas till vissa kamerapositioner).. Viktigt är att alltid försöka maximera videobilden så att ”inget onödigt” kommer med. Tyvärr ser man ofta bildkompositioner som visar mer av innertaket än av deltagarna.Genom att filma den som talar i närbild gör det mer levande. Man bör förstås också variera bildstorleken för att alla skall känna att de är med i gruppen. Försök som deltagare att ha bra ögonkontakt med kameran - och därmed med den andra parten. Videokameror tycker inte om blandat ljus varför det är bra att ha gardiner fördragna. Ljusrör och annan takbelysning ger ofta skuggor i ansiktet på talaren. Om man har möjlighet kan man använda extra belysning för att avhjälpa detta (vilket inte alltid är lätt då talaren då får en bländande lampa).

Med kamerorna kan man förstås också filma olika föremål eller en blädderblockstavla. Whiteboardtavlor och bilder från OH-projektorer kan vara problematiska.

Mikrofoner & ljud

Videokonferensen har en bordsmikrofon som lämpligen placeras så nära ordföranden som möjligt. Mikrofonen är riktad åt ett håll från vilken den bäst tar upp ljud. Sitter man långt från den (ca tre meter) bör man komma närmare eller tala högt. Anläggningen har ett system som förhindrar återkoppling (eko) av ljudet men man bör ändå justera ljudnivån från tv-apparaten så att den inte är för hög. Undvik att röra vid mikrofonen och se till att papper eller dylikt inte täcker den. Undvik att bläddra i papper nära mikrofonen. Om man på videokonferensmöte serverar kaffe kan det vara mer praktiskt att använda muggar i stället för porslinskoppar och fat! Ljudinställningen bör helst vara på ”manual” för att förhindra onödigt brus från ventilation (vid automatläget reglerar anläggningen ljudnivån efter det starkaste ljudet i rummet - om ingen säger något skruvas brusljudet upp).

När man talar blir ljudet aningen fördröjt så det gäller att ha klara pauser och inte tala i mun på varandra. Då det är svårt att få en uppfattning om hur det egna ljudet låter hos den andra parten är det skäl att kolla med dem om allt låter bra. Vid behov kan man även koppla in en trådlös huvudmikrofon (en mikrofon som fästs på talarens huvud).

Dokumentkamera

Med hjälp av dokumentkameran kan man visa texter, bilder och mindre föremål. Texterna skall helst skrivas med en stor font (>24), i ”landscape” format och på ett svagt färgat papper (pastellfärger brukar vara bra). OH-filmer fungerar inte så bra då de lätt glänser. Dokumentkameran har egna lampor som bör användas ovanifrån. Man kan lätt skriva under kameran och så skapa egna skisser etc. Med zoom-knappen kan man förstora detaljer.

Videobandspelare

Till anläggningen hör en videobandspelare från vilken man kan spela upp videosnuttar. Kvalitén är inte lika bra som i en vanlig tv men tillräcklig för kortare, enkla inslag. Man kan även banda in konferensen på video för senare analys eller för att streama innehållet över nätet. Vid behov kan även en minidisk/kassettbandspelare kopplas in.

Datoranvändning

Till en del videokonferensutrustningar kan man koppla en dator och visa material direkt. Ett alternativ är att skicka t.ex. en PowerPoint presentation på förhand till motparten som sedan kan projicera den med dataprojektor. Fördelen med detta är att datorbildens kvalitet och storlek blir större och att motpartens videobild alltid syns.

Inredning och klädsel

För att alla deltagare skall synas i bilden krävs litet experiment med inredningen av rummet. Bäst fungerar en V eller U-formation av bord så att alla deltagare syns och lätt kan fångas in i kamerans vinkel. Bakgrunden bör vara så neutral som möjligt. Har man fler än ca 10 deltagare måste man litet kompromissa med inredningen. En lösning är att de som skall tala kommer till en plats som har mikrofon färdigt uppställd.

Uppförande

Videokonferensen förmedlar bra kroppsspråk och känslor.

- Tänk på att du uppträder ledigt, använder humor och ögonkontakt och ett tydligt uttal. Situationen kan verka främmande och man bör därför sträva till en avslappnad stämning.

- Har man en ordförande/lärare placeras han/hon lämpligast närmast kameran så att deltagarna naturligt vänder blicken/huvudet ditåt (d.v.s. mot kameran).

- Videobildens kvalitet (upplösning och ”ryckighet”) är beroende av hur mycket rörelse det finns i bilden. Man bör därför försöka sitta stilla och se till att onödig rörelse i bakgrunden elimineras.

- Extra ljud (som t.ex. att knacka med pennor i bordet, ljud från ventilation, datorer och projektorer) kan vara störande.

- Smårutiga kläder och starka färger (typiskt rött) stör också bilden.

Till sist...

- Videokonferens kan vara allt från dödstråkigt till mycket inspirerande! Allt beror på dig.

- Satsa på en bra planering av din konferens.

- Utnyttja möjligheterna till interaktion.

- Var inte rädd för misstag i början.

- Håll deltagarna väl informerade om syftet med konferensen.